Open Dental پرونده و سیستم سوابق شما را حفظ می‌کند. این ارتباط از طریق REST API منتشرشدهٔ Open Dental برقرار می‌شود که توسط eConnector که روی سرور خودتان اجرا می‌شود، ارائه می‌شود. هیچ دسترسی مستقیمی به پایگاه داده وجود ندارد، هیچ نرمافزاری در مطب شما نصب نمی‌شود، هیچ مهاجرت دادهای انجام نمی‌شود و هیچ تبدیل سوابق موجود شما صورت نمیگیرد.
هر شب این یکپارچه‌سازی قرارهای ملاقات آینده را از Open Dental می‌خواند، سپس برنامه اصلی هر بیمار را از طریق PatPlan، InsSub، InsPlan و Carrier دنبال می‌کند تا تأیید صلاحیت بر اساس برنامهای که واقعاً دارید انجام شود، نه فهرستی که کسی به‌صورت دستی نگه میدارد. همچنین فهرست تأیید بیمه Open Dental را می‌خواند و هر بیمار را که تاریخ صلاحیتش در Open Dental در بازهٔ تازگی (به‌طور پیش‌فرض یک هفته) قرار دارد، نادیده می‌گیرد تا یک بیمار دوبار بررسی نشود.
پوشش هر بیمار به‌صورت الکترونیکی از طریق اتصال کلارینگهوس ما با پرداخت‌کننده بررسی می‌شود. وقتی Open Dental یک بیمه‌گذار را مشخص می‌کند، وابستههای او تحت آن بیمه‌گذار بررسی می‌شوند. اگر پرداخت‌کننده نتواند به‌صورت الکترونیکی پاسخ دهد، سیستم مزایای بیمه‌ای را از طریق فکس درخواست می‌کند و اگر همچنان نتوانیم به‌صورت الکترونیکی به پرداخت‌کننده دسترسی پیدا کنیم و شماره تلفن او را داشته باشیم، هوش مصنوعی با پرداخت‌کننده تماس می‌گیرد. هر آنچه پس از آن باقی بماند، به جای حدس زدن، برای تیم شما علامت‌گذاری می‌شود.
با فعال بودن قابلیت writeback یادداشت قرار ملاقات، یک خلاصه مزایا در بخش Note قرار ملاقات در Open Dental نوشته می‌شود، بنابراین این خلاصه هم در قرار ملاقاتی که میز پذیرش باز می‌کند و هم در کارت برنامه زمانی (schedule card) وجود دارد، اگر نمای قرار ملاقات شما شامل Note باشد. این خلاصه در همان محل به‌روزرسانی می‌شود، بنابراین یک بررسی مجدد به جای افزودن بلوک جدید زیر بلوک قبلی، بلوک قدیمی را جایگزین می‌کند. پس از پاسخ روشن «فعال» یا «غیرفعال»، تاریخ آخرین تأیید صلاحیت بیمار روی طرح اصلی او ثبت می‌شود؛ تاریخی که لیست تأیید بیمه Open Dental از آن برای تصمیمگیری در مورد نیاز به بررسی مجدد صلاحیت بیمار استفاده می‌کند.
وقتی یکی از اعضای تیم شما از داشبورد بیمار را تأیید می‌کند، نتیجه می‌تواند در بیمهٔ بیمار در Open Dental ثبت شود: شرکت بیمه، طرح بیمه، مشترک و طرح بیمار، همراه با شناسهٔ عضو، شمارهٔ گروه، نام گروه و تاریخ‌های پوشش. ابتدا پرونده را می‌خوانیم. اگر آن شناسهٔ عضویت قبلاً در پرونده ثبت شده باشد، هیچ مورد جدیدی اضافه نمی‌شود و طرح به‌عنوان تأییدشده علامت‌گذاری می‌شود. ما فقط زمانی یک طرح را اضافه می‌کنیم که اطلاعات پرونده بیمار (نام، نام خانوادگی و تاریخ تولد) حداقل در دو مورد با بیمار تأییدشده مطابقت داشته باشد، بیمار بیمه‌گذار باشد و هیچ بیمه‌ای در پرونده ثبت نشده باشد. ثبت بیمهشدگان تحت تکفل و طرح‌های دوم به مسئول پذیرش واگذار می‌شود.
راه‌اندازی در داشبورد حدود پنج دقیقه طول می‌کشد. ما از طریق برنامه توسعه‌دهنده Open Dental یک کلید API مشتری برای مطب شما ایجاد می‌کنیم. در Open Dental تأیید می‌کنید که eConnector در حال اجراست (eServices > eConnector Service وضعیت «Working» را نشان می‌دهد)، گزینه Enabled را در مسیر Setup > Advanced Setup > API فعال می‌کنید و کلید را با استفاده از Add Key وارد می‌کنید. سپس روی «اتصال» (Connect) کلیک می‌کنید و ما پیش از اجرای هر چیز دیگری، کلید را آزمایش می‌کنیم. تأیید خودکار پیش از قرار ملاقات و بازنویسی یادداشت‌های قرار ملاقات، تنظیماتی هستند که شما در داشبورد فعال می‌کنید، به همراه NPI ارائه‌دهنده صورتحساب خود که برای بررسی پرداخت‌کننده مورد نیاز است و شماره شناسایی مالیاتی. ای‌کانکتور (eConnector) روی سرور خودتان اجرا می‌شود، بسیاری از مطب‌ها در حال حاضر آن را فعال کرده‌اند، و آن سرور باید برای بررسی‌های شبانه به صورت شبانه‌روزی روشن بماند. هزینه API به ازای هر شعبه توسط Open Dental از ما دریافت می‌شود، نه از شما، و شما می‌توانید هر زمان که بخواهید کلید را از داخل خود Open Dental غیرفعال کنید. تأیید بیمه یک افزونه ماهانه ۱۹۹.۹۹ دلاری است که به صورت ماه به ماه و با یک دوره آزمایشی ۱۴ روزه ارائه می‌شود. یک توافق‌نامه افشا (BAA) قبل از هرگونه انتقال داده‌های بیمار امضا می‌شود و اطلاعات سلامت شخصی (PHI) در سمت ما در حالت استراحت در سطح فیلد رمزگذاری می‌شود.
خیر. Open Dental سیستم مدیریت مطب و سامانه سوابق شما را حفظ می‌کند. این سامانه از طریق API منتشرشده به آن متصل می‌شود و نتایج را در آن ثبت می‌کند. هر آنچه قبلاً ثبت شده—یادداشت‌های ویزیت، تاریخ‌های واجد شرایط بودن و هر طرحی که به یک نمودار اضافه شده—در سوابق خود Open Dental باقی می‌ماند و اگر استفاده از این یکپارچه‌سازی را متوقف کنید، همچنان در آنجا باقی خواهد ماند.
در قرار ملاقات و در طرح بیمه‌ای بیمار. با فعال بودن قابلیت بازنویسی یادداشت قرار ملاقات، خلاصه مزایا در یادداشت قرار ملاقات ثبت می‌شود. شما آن را در پنجره ویرایش قرار ملاقات و همچنین در خود برنامه زمان‌بندی مشاهده می‌کنید، اگر نمای قرار ملاقات شما فیلد یادداشت را نمایش دهد. پس از یک پاسخ مثبت (فعالی) یا منفی (غیرفعالی)، تاریخ آخرین تأیید صلاحیت بیمار در طرح اصلی او به‌روزرسانی می‌شود که در ستون «آخرین تأیید» فهرست تأیید بیمه نمایش داده می‌شود. اگر تا زمان دریافت نتیجه، قرار ملاقات دیگر در Open Dental وجود نداشته باشد، به عنوان مثال به دلیل لغو و حذف آن توسط مطب، نتیجه در داشبورد Intake.Dental شما باقی می‌ماند و هیچ چیزی در پرونده ثبت نمی‌شود. این سؤال را از هر فروشنده تأیید اعتبار بپرسید، زیرا پاسخ آن تعیین می‌کند که تیم شما در صبح روز ویزیت در Open Dental کار می‌کند یا در یک پورتال جداگانه.
بله، از طریق احراز هویتی که تیم شما در داشبورد انجام می‌دهد، برای بیمارستانی که هیچ بیمه‌ای در پرونده ندارد. طرح به‌عنوان حامل، طرح بیمه، مشترک و طرح بیمار اضافه می‌شود، همراه با شناسه عضو، شماره گروه، نام گروه و تاریخ‌های پوشش. حامل موجود شما مجدداً استفاده می‌شود و همچنین طرح موجودی که حامل و شماره گروه یکسانی دارد، تا طرح‌های کارفرمای تکراری ایجاد نشود. ابتدا نمودار را بررسی می‌کنیم: باید در دو مورد از نام، نام خانوادگی و تاریخ تولد با بیمار تأییدشده مطابقت داشته باشد و بیمار باید بیمه‌گذار باشد. اگر شماره عضویت یکسان از قبل در پرونده وجود داشته باشد، هیچ مورد جدیدی اضافه نمی‌شود و طرح تأیید شده علامت‌گذاری می‌شود. افراد تحت تکفل تحت پوشش طرح شخص دیگر و طرح‌های دوم اضافه نمی‌شوند؛ این موارد توسط میز پذیرش شما اضافه می‌شوند. یک طرح تازه ایجاد شده هنوز جدول مزایا ندارد، بنابراین تیم شما آن را تکمیل می‌کند.
خیر. ما از قابلیت بررسی صلاحیت آنی Open Dental یا کلارینگ‌هاوسی که ممکن است درون آن راه‌اندازی کرده باشید، استفاده نمی‌کنیم. بررسی‌ها از طریق اتصال کلارینگ‌هاوس خودمان انجام می‌شوند، با پشتیبان‌های فکس و تلفن، و نتایج دوباره در Open Dental ثبت می‌شوند. برای اینکه این روش کار کند، نیازی نیست قابلیت بررسی صلاحیت در Open Dental فعال باشد.
تا زمانی که آن بررسی معتبر است، این کار انجام نمی‌شود. هر اجرای شبانه ابتدا فهرست تأیید بیمه را می‌خواند و بیمارانی که در بازه زمانی اعتبار (به‌طور پیش‌فرض یک هفته و قابل تنظیم) تأیید شده‌اند، نادیده گرفته می‌شوند تا طرحی که میز پذیرش شما دیروز به‌صورت دستی بررسی کرده، دوباره بررسی نشود. پس از پایان آن بازه زمانی، می‌توان دوباره بیمار را بررسی کرد. پس از دریافت نتیجهٔ فعال یا غیرفعال، تاریخ «آخرین بررسی صلاحیت» بیمار را روی طرح اصلی او مهر می‌کنیم که این کار، ردیف صلاحیت بیمار (Pat) را در لیست پاک می‌کند. ما تاریخ «آخرین بررسی مزایا»ی طرح را دستکاری نمی‌کنیم، بنابراین ردیف‌های مزایا (Ins) در لیست همچنان برای شما قابل پردازش هستند. برای خواندن لیست به Open Dental نسخه 23.2.23 یا جدیدتر نیاز است. API نرم‌افزار Open Dental از نسخه 21.1 تاریخ اهلیت را می‌پذیرد و یادداشت کوتاهی که همراه آن است به نسخه 24.1.17 یا جدیدتر نیاز دارد. اگر نسخه شما قادر به انجام یکی از این موارد نباشد، آن مرحله بی‌صدا رد می‌شود و بیمار همچنان تأیید شده باقی می‌ماند.
خیر. هیچ چیزی در جدول مزایای طرح نوشته نمی‌شود؛ درصد پوشش و فرکانس‌هایی که در پنجره طرح بیمه می‌بینید. مزایای تأییدشده به‌صورت متن در یادداشت ملاقات همراه با تاریخ واجد شرایط بودن ثبت می‌شوند. روند کار برعکس است: ما هر هفته جدول مزایای طرح شما را از Open Dental می‌خوانیم و از آن برای برآورد پوشش بر اساس کد عمل استفاده می‌کنیم.
وقتی Open Dental یک بیمه‌گذار را در طرح فهرست می‌کند، وابسته‌ای زیر آن بیمه‌گذار بررسی می‌شود. فقط طرح اصلی بررسی می‌شود؛ پوشش ثانویه تأیید نمی‌شود. برخی پرداخت‌کننده‌ها حداکثر سالانه و فرانشیز را بازمی‌گردانند اما مشخص نمی‌کنند چه مبلغی باقی مانده است. در این صورت، ما مانده را از بیمه‌ای که Open Dental از ابتدای سال مزایا در طرح اصلی بیمار به‌عنوان پرداخت‌شده یا در انتظار پرداخت نشان می‌دهد، محاسبه می‌کنیم. درمان‌هایی که در مطب دیگری صورتحساب شده‌اند، تنها در صورتی محاسبه می‌شوند که تیم شما آن‌ها را به‌عنوان سابقه بیمه در Open Dental وارد کرده باشد. هیچ عددی که پرداخت‌کننده گزارش کرده است، هرگز بازنویسی نمی‌شود.
سیستم به‌صورت سلسله‌ای پشتیبان عمل می‌کند. ابتدا مزایای بیمه را از طریق فکس درخواست می‌کند و اگر نتوانیم به‌صورت الکترونیکی با پرداخت‌کننده تماس بگیریم و شماره تلفن او را داشته باشیم، هوش مصنوعی در ساعات اداری با پرداخت‌کننده تماس می‌گیرد. بیماری که هنوز قابل تأیید نیست، به‌جای اینکه با حدس و گمان به‌عنوان فعال علامت‌گذاری شود، برای تیم شما پرچم‌گذاری می‌شود. درخواست‌های تماس و فکس از سمت ما انجام می‌شوند؛ آنچه در Open Dental ثبت می‌شود، همان یادداشت و تاریخ قرار ملاقات است.
خیر. Verification ادعاها را ایجاد یا ارسال نمی‌کند و هیچ‌چیز در اینجا ادعا را به Open Dental وارد نمی‌کند. ادعاها یک افزونهٔ جداگانه به نام Claims Intelligence هستند که در آن ادعاها پیش از ارسال برای تیم شما جهت بررسی آماده می‌شوند. برای Open Dental، قابلیت پیش‌نویس ادعاها تعبیه شده اما هنوز در هیچ مطب Open Dental راه‌اندازی نشده است، بنابراین قبل از اتکا به آن، از ما بپرسید وضعیتش چگونه است.
می‌توانید آن را حفظ کنید و فعال کردن این قابلیت نیازی به غیرفعال کردن هیچ چیزی ندارد. تأیید صلاحیت به خودی خود جایگزین هیچ‌یک از ویژگی‌های eServices نمی‌شود. اگر بعداً یادآورها، پیامک یا برنامه‌ریزی آنلاین ما را اضافه کنید، ممکن است با eServices تداخل وجود داشته باشد. این موضوع را با نماینده Open Dental خود و اعداد اختصاصی خودتان هماهنگ کنید.
تأییدیه شامل مشاهدهٔ قرارها، بیماران و طرح‌ها است. تأییدیهٔ شبانه طرح‌های بیمه یا جداول مزایای شما را تغییر نمی‌دهد. این فقط یادداشت قرار (وقتی قابلیت بازنویسی یادداشت قرار فعال باشد) و تاریخ واجد شرایط بودن را ثبت می‌کند. تأییدیه‌ای که تیم شما به‌صورت دستی اجرا می‌کند، می‌تواند طبق قوانین بالا طرحی را به نمودار بیمار بدون بیمه اضافه کند. از هر فروشنده‌ای که اضافه می‌کنید بپرسید چه چیزی را باید غیرفعال کنید و پاسخ را با نماینده Open Dental خود تأیید کنید.
همان کلید API همچنین از فرم‌های پذیرش پشتیبانی می‌کند: با Digital Forms، فرم پذیرش تکمیل‌شده به صورت PDF در ماژول تصویربرداری (پوشه سابقه پزشکی، یا اطلاعات بیمار، سپس متفرقه) ذخیره می‌شود، با عکس‌های کارت بیمه در داخل آن PDF، و هنگامی که هیچ پرونده موجودی مطابقت نداشته باشد، یک پرونده جدید ایجاد می‌شود. همچنین شامل منشی هوش مصنوعی (با رزرو در Open Dental به مدت زمانی که تماس‌گیرنده انتخاب کرده)، یادداشت‌های بالینی هوش مصنوعی متصل به پروسیجر تکمیل‌شده ویزیت، نمودار پریودنتال صوتی و عکس‌های رادیوگرافی می‌شود. می‌توانید تنها تأیید صلاحیت را فعال کرده و بقیه را بعداً اضافه کنید یا اصلاً اضافه نکنید.
اگر در حال حاضر از Open Dental استفاده می‌کنید، این مسئله مربوط به انتقال به یک سیستم مدیریت مطب (PMS) دیگر نیست. بیماران آینده در طول شب قبل از ویزیتهایشان بررسی می‌شوند. با فعال بودن قابلیت بازنویسی یادداشت قرار ملاقات، خلاصه مزایای بیمه روی قرار ملاقات قبل از رسیدن بیمار نمایش داده می‌شود و تاریخ آخرین تأیید صلاحیت (Eligibility Last Verified) در Open Dental به‌روزرسانی می‌شود، زمانی که پرداخت‌کننده پاسخ روشنی ارائه می‌دهد. یک تأیید که تیم شما انجام می‌دهد می‌تواند طرح را به یک پرونده بدون بیمه اضافه کند. پرونده، دادهها و گردش کار شما همانجا میمانند.
Open Dental یک علامت تجاری شرکت Open Dental Software, Inc. است. Intake.Dental یک محصول مستقل است و با شرکت Open Dental Software, Inc. هیچگونه وابستگی، تأیید یا حمایت مالی ندارد.
وقتی تأیید خودکار پیش از نوبت فعال شود، بیماران در برنامه هفته آینده به‌صورت الکترونیکی در طول شب و پیش از ویزیتهایشان بررسی می‌شوند. بیمارانی که اخیراً بررسی شده‌اند تا زمانی که نتیجه آن‌ها منقضی نشود دوباره بررسی نمی‌شوند. فقط طرح اصلی بررسی می‌شود. وقتی قابلیت بازنویسی یادداشت نوبت فعال باشد، خلاصه مزایا در بخش یادداشت نوبت در Open Dental ثبت می‌شود. شما این را در پنجره ویرایش قرار ملاقات و همچنین روی خود برنامه زمانی می‌بینید، اگر نمای قرار ملاقات شما فیلد یادداشت را نمایش دهد. پس از دریافت یک پاسخ فعال یا غیرفعال، تاریخ آخرین تأیید صلاحیت بیمار روی طرح اصلی او ثبت می‌شود. وقتی تیم شما از داشبورد بیمار را تأیید می‌کند و آن بیمار در Open Dental هیچ بیمه‌ای در پرونده خود ندارد، طرح تأیید شده به پرونده او اضافه می‌شود، به شرطی که پرونده با بیمار مطابقت داشته باشد و بیمار خود دارنده بیمهنامه باشد. Open Dental همچنان سیستم مدیریت مطب و سیستم ثبت سوابق شما باقی می‌ماند.
یک راهنمایی ۲۰ دقیقهای با استفاده از برنامه نوبتدهی و کدهای اقدامات شما. بدون تغییر، بدون مهاجرت، بدون جایگزینی کامل.
